Novinky

Všechny novinky

Právě se nacházíte:  CzechCoolTrade.cz   Novinky   Poradenství pro malé a střední podniky a zvyšování výkonnosti

Poradenství pro malé a střední podniky a zvyšování výkonnosti

11.04.2013

Poradenství pro malé a střední podniky a zvyšování výkonnosti

Poradenství pro malé a střední podniky a zvyšování výkonnosti

Malé a střední podniky mohou dosáhnout podnikové excelence dvěma způsoby. Tím prvním a nejdůležitějším je efektivní využívání vlastních zdrojů v podobě náboru zaměstnanců, zvyšování kvalifikace a motivace současných zaměstnanců, efektivní management dodavatelsko-odběratelského řetězce a využívání širšího know-how současných obchodních partnerů. Druhou cestou je vyhledání nových partnerů, příležitostí a využívání poradenských služeb. Výhodou volby poradenských služeb při snaze zvýšit efektivnost a výkonnost podniku je jejich působnost na interní tak externí zdroje. Využití nabídky poradenských služeb často neznamená vynaložení dodatečných nákladů na hledání externích zdrojů. Hlavním cílem poradenství pro malé a střední podniky je zvýšení efektivity využívání současných interních zdrojů ve formě silných stránek a příležitostí s cílem minimalizovat slabé stránky a vytvořit varianty jak čelit ohrožením.

Nabídka poradenských služeb by měla pokrýt základní potřeby podniku a poskytnout analýzy, informace a řešení nalezených problémů či příležitostí pro změny. Tradice poradenství pro malé a střední firmy není v českých zemích tolik rozvinutá. Malé a střední podniky využívají specifických poradenských služeb v oblasti auditu, účetnictví, daní, informačních technologií, managementu kvality, získávání dodatečných finančních zdrojů apod. Častým problémem je však malá integrita jednotlivých řešení a jejich nízká efektivita v celkovém měřítku. Podnikové poradenství se snaží tento nedostatek řešit hledáním jednotné strategie zavádění změn, jejichž obsahem mohou být výše vyjmenované oblasti avšak s tím rozdílem, že vše je podřízeno jasně stanovenému cíli.

Využívání podnikového poradenství však na rozdíl od jednotlivých poradenských služeb znamená bližší seznámení se s jádrem problému a nutností nahlédnutí do propojení veškerých procesů s tím souvisejících což vyžaduje užší spolupráci napříč podnikem. Forma spolupráce je tedy mnohem více prohloubena avšak vede k lepšímu pochopení vazeb mezi sledovanými procesy. S tím je spojena především důvěra, čas a kvalifikace poradců, celková podniková infrastruktura, zainteresovanost klíčových pracovníků.

Klíčové body poradenského projektu

  • Oslovení klientem (podnik) a první schůzka se zástupcem poradenského týmu; vymezení požadavků, služeb a očekávaného výsledku
  • Návštěva poradce u klienta v podniku definice cílů poradenského projektu, stanovení rámcového harmonogramu, seznámení s klíčovými pracovníky, organizací a řízení podniku a jeho podnikatelkou činností
  • Vytvoření rámcového poradenského projektu a smlouvy o poskytování poradenských služeb (cenová nabídka) s vymezením klíčových kontrolních výstupů a jejich vyhodnocení
  • Schůzka poradenského týmu se zainteresovanými pracovníky a tvorba podrobného plánu aktivit.
  • Poradenský tým vyhodnotí cíle a způsoby jejich dosažení, navrhne kontrolní výstupy, identifikuje klíčové procesy a aktivity, které bude zkoumat. Dokončení smluvních podmínek a podpis smlouvy.
  • Zahájení poradenského projektu analýzami zvolených procesů a aktivit.
  • Podávání periodických zpráv vedoucímu poradenského týmu a klientovi, vyhodnocování průběhu a schůzky o klíčových rozhodnutích dalšího postupu či změn
  • Vypracování analýz a zhodnocení současného stavu s návrhem dalšího postupu a změn.
  • Schůzka všech zainteresovaných subjektů k prvnímu návrhu zavádění změn; tvorba variant postupu a harmonogramu implementace řešení
  • Vypracování a návrh implantačního plánu, který bude schválen všemi zainteresovanými subjekty poradenského projektu. Návrh monitoringu úspěšnosti zavádění změn.
  • Zavádění změn a spolupráce s klientem na odstraňování případných překážek, schůzky k návrhům dalších nutných opatření k dokončení implementace, průběžné vyhodnocování implementačního procesu.
  • Na základě průběhu implementace bude dokončena variabilní část smlouvy týkající se rozsahu požadovaných služeb a nákladů projektového týmu.
  • Vyhodnocení úspěšnosti zavedených změn se všemi zainteresovanými subjekty a ukončení poradenského projektu a návrh další spolupráce.

Základní fáze poradenského procesu

  1. Neformální seznámení s klientem a návrh rozsahu spolupráce na základě seznamu požadavků klienta. Seznámení se dostupnými interními zdroji podniku (klienta) a nabídka externích služeb.
  2. Schůzka poradce či poradenského týmu s klientem a klíčovými zainteresovanými subjekty (pracovníky) v podniku. Klient by měl vysvětlit svou motivaci pro oslovení poradenského týmu, uvést podstatné informace o povaze problém, který chce řešit a jeho souvislost s fungováním firmy, očekávané výsledky, rozsah spolupráce a zapojení třetích stran. Je nutné vést dialog v těchto oblastech:
    • povaha celého projektu vedoucího uspokojení požadavků klienta;
    • stanovení omezení a podmínek, v nichž se vymezí poradenský projekt;
    • vymezení dostupných zdrojů a nákladů na jejich využívání;
    • seznámení se s klíčovými pracovníky a jejich kvalifikací;
    • sestavení poradenského týmu;
    • návrh způsobu komunikace na technické a časové bázi;
    • rámcová dohoda o podmínkách spolupráce;
    • rámcová dohoda o rozpočtu, časovém harmonogramu, zapojení interních a externích zdrojů, kontrolních mechanismech, požadovaných výstupech a podmínkách ukončení spolupráce.
  3. Dohoda obou stran o vzájemné spolupráci a jejích podmínkách. Zvážení klientem očekávaných výsledků a zainteresovanosti. Posouzení proveditelnosti projektu poradenským týmem. Uzavření rámcové smlouvy zahrnující rozpočet, harmonogram, kontrolní výstupy, odpovědnosti a možnosti ukončení spolupráce.
  4. Vytvoření projektového týmu složeného z poradců a pracovníků klienta (podniku), detailní zpracování harmonogramu, komunikačních prostředků, periodicity schůzek, rozhodovacích procesů a způsobu řešení překážek či změn v projektu.
  5. Počáteční seznámení se fungováním podniku, analýzy klíčových procesů a dílčích aktivit. Zpracování zprávy o současném stavu problému. Definice konkrétních problémových oblastí. Vytvoření operativního plánu analýz, vyhodnocení a podávání variant řešení.
  6. Průzkum zdrojů dat a informací:
    • definování hranic hloubky zkoumaných dat klienta;
    • stanovení a rozdělení aktivit jednotlivým členům týmu;
    • kontrola a monitoring postupu práce.
  7. Sběr dat:
    • strukturované a nestrukurované interview;
    • zkoumání relevantních dokumentů a procesů;
    • statistické a analytické vyhodnocování;
    • pozorování a záznam zvolených procesů či aktivit a jejich rozbor;
    • dotazníková šetření;
    • průběžné vyhodnocování zpětné vazby;
    • monitoring fungování podniku v průběhu poradenského projektu;
    • sebehodnocení na základě zvolených kontrolních měřítek.
  8. Vyhodnocení získaných informací a dat, hledání společných znaků a původu zjištěných problémů, hledání chybějících informací a dat.
  9. Tvorba alternativ řešení nalezených nedostatků a problémů. Porovnání se předem stanovenými cíli a očekávanými výsledky. Rozbor dosažitelnosti cílů a přínosu řešení nalezených problémů a nedostatků v porovnání s náklady a budoucím vývojem. Každá alternativa řešení musí být v souladu s následujícími faktory:
    • cíli a kritérii stanovenými dohodou mezi klientem a poradenským týmem;
    • omezeními stanovenými klientem v rámci dohody;
    • fakty a povahou identifikovaných problémů;
    • analýzou „cost-benefit“.
  10. Stanovení preferencí k jednotlivým alternativám, volba a rozhodnutí o dalším pokračování projektu. Využití metod manažerského rozhodování a expertního posouzení variant klientem.
  11. Příprava plánu vzhledem k dostupnému času a zdrojům poradenského týmu a klienta. Doporučuje se vytvoření minimálně jedné záložní varianty plánu řešení, který může být použit při změně současných podmínek. Plán musí zahrnovat následující oblasti:
    • popis a rozvrh jednotlivých aktivit,
    • vymezení odpovědnosti zainteresovaných subjektů,
    • časový rozvrh,
    • využívání interních a externích zdrojů (prostředků).
  12. Implementace a komunikace plánu se zainteresovanými subjekty a jejich dalšími spolupracovníky (třetími stranami). Klíčová je podpora důležitých rozhodnutí vedením podniku a klíčovými pracovníky. Překážky by měly být neprodleně odstraňovány, s tím je spojen rychlý a přímý rozhodovací proces.
  13. Vyhodnocení efektivity a úspěšnosti zavádění. Vyhodnocení je nutné před, během a při ukončení aktivity. Celkové vyhodnocení úspěšnosti zavádění je podkladem pro jednání o splnění dohodnutých podmínek a výsledků smlouvy mezi poradcem a klientem. Ukončení projektu a návrh další spolupráce.

Za Czech Cool Trade s.r.o.
Ing. Jiří Franek